Apostil Nedir? Nasıl Alınır? Ne İşe Yarar?

Apostil, bir ülkede düzenlenen resmî belgenin, Lahey Konvansiyonu’na taraf başka bir ülkede de geçerli olmasını sağlayan özel bir onay sistemidir. Belgede yer alan imzanın, mührün ve unvanın gerçek olduğunu teyit eder; bu sayede belge, yurt dışında geçerli belge hâline gelir ve ek konsolosluk tasdikine genellikle ihtiyaç kalmaz.

Türkiye’de apostil şerhi; idari belgeler için valilik ve kaymakamlıklar, adli belgeler için adli yargı komisyonları veya ağır ceza mahkemesi kalemleri tarafından düzenlenir. Diploma, doğum belgesi, evlilik cüzdanı, mahkeme kararı, vekâletname gibi pek çok evrak için apostil nasıl alınır, hangi adımların izlendiği ve apostil ne işe yarar sorularını bu yazıda netleştirirken, temel kavramları özetle apostil nedir sorusuna odaklanarak ele alacağız.

Apostil Tanımı ve Önemi

Apostil Nedir?

Apostil, bir belgenin gerçekliğinin onaylanmasını sağlayan özel bir resmi belge şerhidir. Özellikle bir ülkenin yetkili makamı tarafından verilen bir belgenin, başka bir ülkede de geçerli ve yasal olarak tanınmasını sağlar. Yani, apostil uygulanmış belge, örneğin bir mahkeme kararı, diploma ya da doğum belgesi, yurtdışında resmi işlemlerde kullanılırken ayrıca konsolosluk veya elçilik onayı gerektirmez. Apostil işlemi uluslararası geçerlilik sağlar ve standart bir sistemle dünya genelinde bir çok ülkede tanınır.

Apostilin Tarihçesi ve Yasal Dayanağı

Apostil uygulaması, geçmişte ülkeler arasında belgelerin geçerliliği için karmaşık ve zaman alıcı doğrulama işlemleri yapılırken ortaya çıkmıştır. Bu karmaşıklığı ve farklı ülkelerin farklı prosedürlerini en aza indirmek için, 5 Ekim 1961 tarihinde yapılan Lahey Konvansiyonu (Lahey Sözleşmesi) ile "Apostil" adını verdiğimiz şerh oluşturulmuştur. Apostilin yasal dayanağı tam olarak bu konvansiyondur ve amaç, resmi belgelerin tek bir tasdik şerhiyle başka ülkelerde tanınmasını mümkün kılmaktır. Böylece ülkelerarası belge hareketinde büyük bir kolaylık ve zaman tasarrufu sağlanmıştır.

Apostilin Uluslararası Geçerliliği

Apostil sahibi bir belge, yalnızca Lahey Konvansiyonu'na taraf ülkeler arasında geçerlidir. Başka bir deyişle, apostil yapılan bir belge, bu sözleşmeye üye ülkelerde doğrudan resmî olarak tanınır ve işlemler sırasında tekrar bir resmi onay sürecine gerek kalmaz. Bu sistemin en önemli avantajı, resmi belgelerin yurtdışında kabulünü kolaylaştırmasıdır. Ancak, apostil geçerliliği söz konusu olduğunda, hem belgeyi düzenleyen ülkenin, hem de belgenin kullanılacağı ülkenin Lahey Konvansiyonu’na taraf olması gerekir.

Apostil ve Lahey Konvansiyonu

Apostil işleminin temelini ve bütün kurallarını "Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Hakkında Lahey Sözleşmesi" belirler. 6 Ekim 1961'de imzalanan ve kısa adıyla Lahey Konvansiyonu olarak bilinen bu sözleşme sayesinde, apostil sistemi oluşturulmuştur. Lahey Konvansiyonu, belgelerin sadece taraf ülkeler arasında apostil ile resmiyet kazanmasını düzenler. Türkiye, bu sözleşmeye taraf olduğundan, ülkemizde verilen ve apostil şerhi konulan belgeler, dünyanın birçok ülkesinde rahatlıkla kullanılabilir.

Kısaca özetlemek gerekirse, apostil, ülkeler arası belge kullanımında bürokrasiyi azaltan, uluslararası resmi işlemlerde büyük kolaylık sağlayan çok önemli bir sistemdir.

Apostilin Kullanım Alanları

Apostil, özellikle bir belgenin başka bir ülkede resmi geçerlilik kazanmasını sağlar. Apostil onayı; eğitim belgelerinden (diploma, transkript, öğrenci belgesi), adli belgelere (mahkeme kararları, sabıka kaydı), medeni hal belgelerine (doğum, evlilik, ölüm) kadar çok geniş bir yelpazede kullanılır. Ayrıca ticari belgeler, vekaletnameler ve noter tasdikli evraklar da apostil alanına girer. Yani bir belgenin yurt dışında hem yasal hem de resmi olarak kabul edilmesinde en güvenilir yoldur.

Hangi Belgelerde Apostil Gereklidir?

Apostil özellikle Türkiye’de düzenlenen ve yurt dışında kullanılacak resmi belgeler için gereklidir. Örneğin:

Diploma ve mezuniyet belgeleri
Nüfus kayıt örneği, doğum ve evlilik belgeleri
Boşanma kararları ve mahkeme ilamları
Adli sicil belgeleri (sabıka kaydı)
Noter tasdikli vekaletnameler Bu belgeler, Lahey Konvansiyonu’na taraf ülkelerde kullanılacaksa mutlaka apostil şerhiyle sunulmalıdır. Türkiye’den alınan ve yurt dışına verilen çoğu resmi belge için artık uluslararası tanınırlık için apostil istenir.

Apostilli Belgenin Avantajları

Apostilli bir belge, özellikle bürokratik işlemleri büyük ölçüde kolaylaştırır. Çünkü:

İlgili belgeyi başka ülkedeki resmi kurumların tekrar onaylamasına gerek kalmaz.
Belgenin gerçekliğinin ve resmiyetinin uluslararası düzeyde hızlıca kabulü sağlanır.
Zamandan ve masraflardan tasarruf edilir. Böylece eğitim, iş veya göçmenlik başvurularında fazladan doğrulama işlemleriyle uğraşmak gerekmez. Apostil sayesinde karşılıklı güven esasına dayalı resmi işlemler çok daha hızlı gerçekleşir.

Apostil ve Uluslararası Belgelerin Tanınması

Apostil, Lahey Konvansiyonu’na üye ülkeler arasında ciddi kolaylıklar sağlar. Bir ülkede düzenlenen apostilli belge, diğer üye ülkede ayrıca bir işlem yapılmadan yasal olarak geçerli olur. Bu durum, hem göçmenlik işlemlerinde hem de yurtdışında eğitim veya iş başvurusu yaparken belgelerin çabucak tanınmasına imkan verir. Apostil sistemi olmadan belgeler genellikle yeniden tasdik etmeye veya konsolosluklardan onay almaya ihtiyaç duyardı. Apostil sistemiyle, resmi evrakların sınır aşan geçerliliği pratik ve güvenilir bir şekilde sağlanır.

Kısacası, apostil uluslararası alanda belge geçerliliğini garanti altına alan en temel ve hızlı resmi sistemdir.

Apostil Şerhinde Bulunması Gereken Unsurlar

Apostil Şerhinin İçeriği ve Örnek Format

Apostil şerhinin içeriği, uluslararası geçerliliğin sağlanabilmesi için belirli standartlara göre hazırlanır. Apostil şerhi, ilgili belgenin aslının veya noter tarafından onaylanmış bir kopyasının arka yüzüne ya da ayrı bir sayfaya eklenir. Genellikle apostil şerhi bir tablo şeklinde düzenlenir ve açıkça “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” başlığını taşır.

Apostil şerhi örnek formatı şu şekilde olur:

1. Belgenin düzenlendiği ülke	Türkiye
2. İmzayı atan kişi	İmzalayan kişinin adı
3. Görevi	Görev/unvan
4. Mühür veya kaşe	Kurumun mührü/kaşesi
5. ... tarihinde düzenlenmiştir	01.01.2025
6. ... tarafından verilmiştir	Yetkili makam/kişi
7. Kayıt numarası	123456
8. Mühür/Kaşe	Resmî mühür/kaşe
9. İmza	Yetkilinin imzası

Apostil şerhi, ilgili belgeye hem fiziksel hem de elektronik olarak eklenebilir. Bu format, uluslararası standartlara uyumluluk sağlamak için zorunludur. Apostil işleminin farklı ülkelerde de, benzer tablo yapısıyla düzenlendiğini görebilirsiniz.

Apostil Şerhinde Olması Zorunlu Bilgiler

Apostil şerhinde bulunması zorunlu bilgiler çok net şekilde sıralanmıştır. Bu unsurlar eksikse, apostilli belge geçersiz olabilir ya da yurtdışında kabul edilmeyebilir. Apostil şerhinde aşağıdaki bilgilerin mutlaka bulunması gerekir:

Belgenin düzenlendiği ülke (örneğin Türkiye)
İmzayı atan yetkili kişinin adı
Bu kişinin görevi/unvanı
Belgeye ait mühür veya kaşe
Apostil şerhinin düzenlenme tarihi
Apostil düzenleyen makam veya yetkilinin adı
Apostil kayıt numarası
Resmî mühür ya da kaşe
Yetkilinin imzası

Bunlara ek olarak, bazı apostil formatlarında “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” ibaresi büyük ve belirgin şekilde yazılır. Şerhin dili, ilgili ülkenin resmi diliyle birlikte İngilizce veya Fransızca da olabilir. Bütün bu bilgiler, üzerinde yer almayan apostil şerhleri uluslararası alanda geçerli olmaz.

Apostil şerhi hazırlarken tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru yazılması şarttır. Belgede yanlış yazılmış bir isim, eksik tarih ya da imzasız bir apostil şerhi büyük sorunlara yol açabilir. Özellikle yurtdışı işlemlerinizde böyle hatalardan kaçınmalısınız.

Hangi Belgelere Apostil Uygulanır, Hangilerine Uygulanmaz?

Apostil Şerhi Konulabilen Belgeler

Apostil şerhi genellikle resmi belgeler için uygulanır. Bu belgeler, uluslararası alanda geçerli olması için apostil işlemine ihtiyaç duyarlar. Apostil sayesinde bir belge yurtdışında sorunsuz şekilde kullanılabilir. Ancak her belgeye apostil konulamaz. Sadece ilgili mevzuat kapsamında belirlenen belgelere apostil uygulanabilir.

Diplomalar, Öğrenci Belgeleri

Diplomalar ve öğrenci belgeleri, eğitim hayatı boyunca elde edilen ve yurt dışında eğitim ya da iş başvurularında sıklıkla gereken belgelerdir. Bir diplomanın veya öğrenci belgesinin başka bir ülkede geçerli olabilmesi için apostil şerhi taşıması gerekir. Özellikle üniversite veya lise diploması, transkript, öğrenci belgesi gibi evraklar, eğitim kurumlarından temin edildikten sonra apostillenerek uluslararası alanda kullanılabilir.

Evlilik, Doğum, Ölüm Belgeleri

Evlilik cüzdanı, doğum belgesi ve ölüm belgesi gibi nüfusla ilgili belgeler, vatandaşlık işlemleri, miras, yurtdışında evlenme veya doğum gibi durumlarda sıklıkla talep edilir. Türkiye’de bu belgeler, İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüklerinden alınır ve ardından yetkili makamlarca apostil şerhi eklenerek, başka ülkelerde geçerli hale getirilir. Böylece süreçler oldukça hızlanır ve güvenli bir şekilde belgeler kullanılabilir.

Noter Senetleri ve Vekaletler

Noterden alınan senetler veya vekaletnameler, özellikle ticari işlemler ve resmi başvurularda önemli rol oynar. Herhangi bir ülkede kullanacağınız vekaletname veya noter onaylı bir belge, apostil şerhi olmadan resmiyet kazanmaz. Noter tasdikli belgelerin apostillenmesi, bir yabancı ülkede o belgenin yasal olarak tanınmasını sağlar. Bu, çeşitli hukuki ve ticari ilişkilerin kurulmasını kolaylaştırır.

Mahkeme Kararları ve Adli Evraklar

Mahkeme kararları, boşanma ilamı, miras kararları, adli sicil kaydı gibi evraklar da uluslararası alanda kullanılmak isteniyorsa, apostil şerhi gerektirir. Yani Türkiye’deki bir mahkemeden alınan karar, başka bir ülkede geçerli olması için mutlaka apostillenmelidir. Bu, özellikle göçmenlik, vatandaşlık, velayet ve diğer yasal süreçlerde zorunludur.

Apostil Şerhi Konulamayan Belgeler

Bütün belgeler apostil kapsamına girmez. Bazı belgeler için uluslararası hukuk gereği veya ilgili ülke düzenlemeleri nedeniyle apostil şerhi alınamaz. Genellikle diplomatik, ticari veya özel bazı belgeler bu kapsamda değerlendirilir.

Diplomatik ve Konsolosluk Belgeleri

Diplomatik yazışmalar, büyükelçilik ya da konsolosluk işlemleriyle ilgili evraklar apostil işlemine tabi tutulmaz. Bu tür belgeler devletler arası ilişkilerde kullanılır ve farklı prosedürlerle onaylanır. Eğer bir ülkenin dış temsilciliğinden alınan bir evrakınız varsa, bu belgede apostil aramayın, farklı bir yasal tasdik süreci geçerlidir.

Ticari ve Gümrük Evrakları

Ticari faturalar, paketleme listeleri, gümrük beyannameleri gibi belgeler de apostil şerhi konulamayan evraklardır. Bu belgeler için farklı bir tasdik süreci veya ticari düzenleme gerekmektedir. Özellikle ihracat ve ithalat işlemlerinde belgelerin apostillenmesine gerek yoktur. Bunun yerini çoğu zaman ticaret odası onayları almaktadır.

Uluslararası Sözleşmeler

Ülkeler arasında yapılan uluslararası antlaşmalar, devletler arası anlaşmalar ve protokoller apostil işlemine tabi değildir. Çünkü bu tür belgelerin geçerliliği taraf devletler arasında resmen kabul edilir ve ayrı bir onaya gerek duyulmaz.

Apostil şerhinin hangi belgelere uygulanabileceği ve hangi belgelere uygulanamayacağı konusu, işlemlerinizi hızlandırmak ve hata yapmamak adına oldukça önemlidir. Eğer bir belgenin apostil kapsamına girip girmediğinden emin değilseniz, mutlaka ilgili kurumlarla iletişime geçmeniz tavsiye edilir.

Apostil Başvurusu İçin Gerekli Belgeler

Apostil başvurusu yapmak isteyenler için, apostil başvurusu için gerekli belgeler genellikle oldukça basittir. Öncelikle apostil alınacak belgenin aslı ve bazen bir adet fotokopisi gerekmektedir. Eğer belgeniz Türkçe değilse ve yurt dışında kullanılacaksa, resmi yeminli tercüman tarafından yeminli tercüme ve ardından da noter onayı alınmış olması önemlidir.

Kimlik belgesi gibi bazı özel belgelerde ise önceden noter tasdiki gerekebilir. Apostil başvurunuz sırasında kimlik (TC kimlik kartı veya pasaport) da yanınızda bulunmalıdır. Adli evraklar için başvuruyorsanız ilgili mahkeme veya adliye tarafından düzenlenmiş evrakın aslı gerekir. Ek olarak, bazı makamlar başvuru formu veya kısa bir dilekçe de talep edebilir.

Apostil Alım Sürecinde İzlenecek Adımlar

Apostil alım süreci adım adım ilerler ve pratik şekilde tamamlanabilir. Öncelikle belgenizin türüne göre ilgili makama başvurmanız gerekmektedir. Aşağıdaki adımlar izlenir:

Belgeyi Hazırlayın: Apostil almak istediğiniz belgenin aslı ve gerekirse noter onaylı tercümesini hazırlayın.
İlgili Makama Gidin: İdari belgeler için Valilik veya Kaymakamlıklara, adli belgeler için ise adliyedeki Adli Yargı Adalet Komisyonu’na başvurun.
Başvuru Yapın: Belgeyi ve kimliğinizi yetkili personele teslim edin. Bazen kısa bir başvuru formu veya dilekçe doldurmanız istenebilir.
İnceleme ve Onay: Yetkili makam belgelerinizin doğruluğunu kontrol eder ve uygunsa apostil şerhi ekler.
Belgenizi Teslim Alın: Genellikle aynı gün veya birkaç gün içinde belgenizi apostilli olarak geri alırsınız.

Son yıllarda birçok evrak için elektronik apostil (e-apostil) almak da mümkündür. Böylece başvuru süreciniz hem hızlı hem de kolay olur.

Apostil İşlemi Başvuru Yeri ve Yetkili Makamlar

Apostil işleminde en çok merak edilenlerden biri de apostil işlemi başvuru yeri ve yetkili makamlar konusudur. Türkiye’de resmi belgeler için apostil şerhi koymaya yetkili makamlar şunlardır:

İdari belgeler için: Valilikler ve Kaymakamlıklar
Adli belgeler için: Ağır Ceza Mahkemesi’nin bulunduğu illerdeki Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları

Hangi belge için nereye başvuracağınızı belge türüne göre belirlemelisiniz. Büyük şehirlerde bu işlemler için ayrı bir birim oluşturulmuşsa yönlendirme yapılmaktadır.

Valilik ve Kaymakamlıklar

Valilik ve kaymakamlıklar özellikle idari belgelerde (doğum belgesi, evlilik cüzdanı, nüfus kayıt örneği gibi) başvuru noktalarıdır. İl merkezindeyseniz Valilik, ilçe merkezindeyseniz Kaymakamlık üzerinden başvuru yapılır. Yetkili memura belgenizi sunarsınız, gerekli kontrollerden sonra apostil şerhi belgenin arka yüzüne veya ekine eklenir.

Adli Belgeler İçin Adalet Komisyonları

Adli belgeler için apostil işlemleri, Ağır Ceza Mahkemesi’nin bulunduğu adliyelerde, Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları tarafından yapılır. Mahkeme kararı, sabıka kaydı, tebligat gibi adli evraklar için bu komisyonlar yetkilidir. Evrakınızı doğrudan adliyeye götürdükten sonra işlemler genellikle çok kısa sürede tamamlanır.

Apostil İşlem Süresi ve Takibi

Apostil işlem süresi ve takibi işlemin yoğunluğuna ve başvurduğunuz kuruma göre değişebilir. Ancak çoğu zaman apostil başvurunuz aynı gün içinde sonuçlanır. Özellikle elektronik başvurularda (e-apostil) adli sicil kaydı gibi belgeler birkaç dakika içinde hazırlanabilir.

Belge sayısı fazla olan veya incelemesi uzun süren durumlarda (örneğin çok dilli belgeler) süre birkaç iş gününü bulabilir. İşleminiz sırasında size verilen fiş veya bilgi sayesinde, gerektiğinde süreci takip edebilirsiniz. Olası gecikmeler hakkında bilgi almak için başvuru yaptığınız ilgili kurumun bilgi masasına da danışabilirsiniz.

Pratik bir bilgi: Resmi tatil günlerinde ve yoğun dönemlerde (özellikle kayıt tören zamanlarında) işlemler uzayabilir, bu yüzden belge ihtiyacınızı önceden planlamak faydalı olur.

Apostil İşlemleri Ücreti ve Masrafları

Apostil İşlemi Ücretsiz mi?

Apostil işlemi ücretsiz mi diye merak edenler için hemen yanıt verelim. Türkiye'de apostil işlemi devlet dairelerinde tamamen ücretsiz olarak yapılır. Yani valilikler, kaymakamlıklar ve adalet komisyonlarında yaptırılan apostil işlemleri için ek bir ücret alınmaz. Sadece ilgili belgeyi alırken (örneğin nüfus kayıt örneği, mahkeme kararı) bir ücret ödemeniz gerekebilir, fakat apostil şerhi eklemek adına herhangi bir harç ya da masraf ödemezsiniz.

Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, apostil işlemini sadece yetkili devlet kurumlarından yaptırdığınız sürece herhangi bir ücret ödemeyeceğinizdir. Aracı firmalar ya da bazı ticari kuruluşlar bu işlemler için sizden hizmet ücreti talep edebilir. Ancak resmi kurumdan bireysel olarak başvuru yaparsanız sizden hiçbir şekilde apostil için ücret alınmaz. Bu yüzden, işlem için hem maddi kayıp yaşamamak hem de resmi süreçleri sağlıklı ilerletmek adına doğrudan ilgili kamu kurumlarına gitmek en doğrusudur.

Noter, Tercüman ve Diğer Ek Masraflar

Noter, tercüman ve diğer ek masraflar konusu ise apostil işlemi ile doğrudan bağlantılı değildir, fakat bazı durumlarda bu tür giderler ortaya çıkabilir. Özellikle bazı belgelerin yabancı dile çevrilmesi gerektiğinde yeminli tercüman masrafı veya noter onayı ücreti devreye girer. Belgelerinizi birden fazla dilde kullanmanız gerekiyorsa, apostil işleminden önce noterden onaylı tercüme yaptırmanız gerekir. Noterler çeviri işlemleri ve onayları karşılığında belirli bir ücret alır. Bu ücretler her yıl değişebilir ve belgenin uzunluğuna göre farklılık gösterebilir.

Ayrıca bazı belgeler, sadece noter huzurunda düzenlenirse veya vekalet gibi işlemlerde, belgenin geçerli olması için noter onayı şart olabilir. Noter onay ücretleri ise Türkiye Noterler Birliği'nin belirlediği tarifelere göre değişir.

Özetle, eğer elinizdeki belge herhangi bir çeviri ya da noter onayı gerektirmiyorsa apostil tamamen ücretsizdir. Ancak noter ve tercümanla ilgili ek işlemler gerektiriyorsa sadece o hizmetler için ayrı bir ücret ödemeniz gerekir. Apostil şerhi ise yine her durumda ücretsiz kalmaya devam eder. Belgelerinizi yurtdışında kullanacaksanız, bu noktaları göz önünde bulundurmakta fayda var.

Apostilin Geçerlilik Süresi Var mı?

Apostil geçerlilik süresi hakkında araştırma yaptığımızda hemen hemen tüm kaynaklarda şu bilgi öne çıkıyor: Apostil şerhinin kendisinin herhangi bir geçerlilik süresi yoktur. Yani, bir belge üzerine konulan apostil şerhi, kendi başına zamana bağlı olarak geçersiz hale gelmez. Ancak burada önemli bir detay var: Apostil konan belgenin geçerliliği bitmişse, apostillin de pratikte bir anlamı kalmaz.

Örnek vermek gerekirse; eğer vekaletname gibi süresi olan bir belgeye apostil şerhi konmuşsa, vekaletnamenin süresi dolduğunda, o belge üzerindeki apostil şerhi de artık geçersiz olur. Fakat bazı ülkeler, apostilli belgeyi kabul ederken belirli bir süre ister. Örneğin, bazı ülkeler, apostil şerhli belgenin son 6 ay ya da 1 yıl içinde düzenlenmiş olmasını şart koşabilir. Ancak bu, doğrudan apostil şerhinin değil, belgenin kullanıldığı ülkenin kendi kurallarından kaynaklanır.

Kısacası, apostil şerhinin süresi yoktur, ancak belgenin süresi biterse apostilin hukuki değeri sona erer. Ayrıca, belgenin kullanılacağı ülkenin kendi uygulamalarını ve süre sınırlarını mutlaka önceden öğrenmekte fayda var.

Belge Geçerliliğine Göre Apostil Durumu

Belge geçerliliğine göre apostil durumu, en fazla kafa karıştıran konulardan biri. Apostil şerhi, onaylandığı andaki belgeyi ve o belgenin o anki hukuki durumunu geçerli kılar. Eğer belge bir süreyle sınırlıysa (örneğin öğrenci belgesi, sabıka kaydı, sağlık raporu gibi), belgenin kendi geçerlilik süresi dolduğunda apostil de geçersiz sayılır. Yani, belge geçersizse, apostilli de hiçbir işe yaramaz.

Ayrıca ülkeye göre değişen uygulamalar olabilir. Mesela bazı ülkeler son 3 ay, bazıları son 6 ay içinde alınmış apostilli belge ister. Bu tür koşullar, ilgili ülkenin kendi mevzuatından veya o ülkenin resmi kurumlarının taleplerinden kaynaklanır; Türkiye’deki apostil işlemi açısından bir engel değildir.

Genel olarak pratik küçük bir tabloyla özetleyebiliriz:

Belge Türü	Geçerlilik Süresi	Apostilin Durumu
Süresiz Belgeler	Süresiz	Apostil de süresiz geçerlidir
Süreli Belgeler	3-6-12 ay (değişir)	Süre sonunda belge+apostil geçersiz olur
Ülkeye göre değişir	Ülke şartına bağlı	Son kabul edilen sürelere dikkat edin

Sonuç: Apostil yaptırırken her zaman ilk olarak belgenin kendi geçerlilik süresine ve kullanılacak ülkenin taleplerine dikkat edin. Böylece apostilli belge ile yurt dışında sorunsuz işlem yapabilirsiniz.

Apostil Neden Reddedilebilir?

Apostil işlemlerinde belgelerin reddedilme sebepleri hem başvuru sahibinin hem de işlemi yapan kurumun dikkat etmesi gereken önemli bir konudur. Apostil neden reddedilir sorusunun cevabı genellikle belgelerdeki eksiklikler veya usule uygun olmama durumlarına dayanır.

En sık karşılaşılan reddedilme nedenleri şunlardır:

Belgede eksik ya da yanlış bilgi: Belge üzerindeki imza, mühür ya da yetkili bilgilerinde hata olması reddedilme sebebidir.
Yanlış belge türü ile başvuru: Apostil işlemi yapılmayan, yani konsolosluk ya da diplomatik belgeler gibi, kapsam dışında kalan belgelerle başvuru yapılırsa işlem reddedilir.
Noter veya resmi kurum onayının bulunmaması: Özellikle nüfus kayıt örneği, diploma gibi belgelerde, öncelikle noter ya da ilgili kurumun aslına uygunluk onayının olması gereklidir. Onaysız belgeler reddedilir.
Lahey Konvansiyonu’na taraf olmayan ülke için istenen apostil: Apostil sadece Lahey Sözleşmesi’ne üye ülkeler arasında geçerli olduğu için, taraf olmayan ülkeler için yapılan başvurular geçersizdir.
Belgenin sahte veya tahrif edilmiş olması: Hatalı veya bile bile sahtecilik yapılmış belgeler derhal reddedilir, hatta yasal süreç başlatılabilir.
Geçersiz tarih ya da süresi dolmuş belge: Bazı belgelerin geçerlilik süresi vardır, bu süresi dolan belgelerin apostil işlemi reddedilebiliyor.

Ayrıca, yetkili makamın gerekli görmesi halinde başvuruyu uygun bulmaması da nadiren de olsa karşılaşılan bir durumdur. Eğer başvurunuz reddedilirse genellikle size eksikliklerin ne olduğu bildirilir, eksikleri tamamlayıp tekrar başvurabilirsiniz.

Fiziki ve Elektronik Apostil (e-Apostil) Arasındaki Farklar

Günümüzde apostil işlemleri hem klasik yani fiziki olarak hem de e-apostil sistemiyle elektronik ortamda yapılabilmektedir. Fiziki ve elektronik apostil (e-apostil) arasındaki farklar birçok kişi tarafından merak ediliyor.

Fiziki apostil işlemi, klasik yöntemle belgenin aslına mühür ve imza ile şerh düşülmesini içerir. Belgeyle birlikte, kağıt üzerinde yapılan bu onay işlemi çoğu zaman valilik, kaymakamlık veya adalet komisyonu gibi resmi makamlarca yapılır. Fiziki belgede apostil şerhi ıslak imza ve resmi mühür/kaşe ile basılır ve belgeye doğrudan eklenir.

Elektronik apostil (e-apostil) ise işlemlerin tamamen dijital ortamda, e-Devlet sistemi üzerinden yürütülmesini sağlar. E-apostil’de belgeye dijital imza ve zaman damgası eklenir. Fiziki bir belgeye gerek kalmaz ve belge dijital ortamda alınır, gönderilir. Özellikle yurt dışında kullanılacak belgeler için zamandan ve masraftan tasarruf sağlar.

Özetle:

Fiziki apostil: Belgeye ıslak imza ve mühür basılarak yapılır, belgeyi elden teslim almak gerekir.
e-Apostil: Belgeler elektronik imza ve dijital mühürle dijital ortamda onaylanır, belge sistem üzerinden gönderilip alınır.
Her ikisi de Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde geçerlidir ve resmi niteliği aynıdır.
E-apostil ile işlemler genellikle çok daha hızlı ve pratiktir.

Kısacası, e-apostil hem zaman hem kolaylık açısından büyük avantaj sağlar. Ancak tüm belge türlerinde ve her ilde henüz e-apostil sistemi aktif olmayabilir. Özellikle son yıllarda dijitalleşmeyle birlikte elektronik apostil uygulaması hızla yaygınlaşmaktadır.

E-Apostil Nedir?

E-Apostil, bir belgenin uluslararası geçerlilik kazanmasını sağlayan apostil onayının, tamamen elektronik ortamda verilmiş halidir. Yani, klasik apostil şerhinden farklı olarak belgeler, kağıt üzerinde değil dijital olarak onaylanır. E-Apostil sistemi ile resmi belgeler, elektronik ortamda hazırlanır, PTT veya yetkili kurumun nitelikli elektronik imzası ile imzalanır ve güvenli şekilde doğrulanabilir.

Bu sistem, özellikle hız ve güvenlik açısından fark yaratır. Elektronik olarak verilen bu apostil, belgenin doğruluğunu kolayca çevrimiçi kontrol etmenizi sağlar. Belgelerde herhangi bir sahteciliğin önlenmesine de destek olur. E-Apostil, Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkelerde geçerlidir ve resmi belgelerin başka bir ülkede kullanılmasını basitleştirir.

E-Devlet Üzerinden Apostil Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Devlet üzerinden E-Apostil başvurusu yapmak oldukça kolaydır ve herkesin rahatça kullanabileceği bir sisteme sahiptir. Aşağıdaki adımları takip ederek başvurunuzu yapabilirsiniz:

e-Devlet Kapısı’na giriş yapın: T.C. kimlik numaranız ve şifrenizle www.turkiye.gov.tr adresine giriş yapın.
Arama çubuğuna “e-Apostil” yazın ve çıkan hizmeti seçin.
Uygun belge türünü seçin: Başvurusunu yapmak istediğiniz belge türünü (örneğin, Adli Sicil Kaydı veya Mahkeme Kararı gibi) seçin.
Belgeleri sisteme yükleyin: İlgili belgeleri yükleyin veya isteyen sistemlerde belgeleri doğrudan oluşturun.
Elektronik onay alın: Başvurunuz alınır, belgeler Yetkili kurum tarafından elektronik imza ile onaylanır.
E-Apostilli belgenizi indirin: Onaydan sonra indirip çıktısını alabilir veya başka bir ülkeye dijital olarak iletebilirsiniz.

Adli Sicil Kaydı gibi bazı belgeler için E-Apostil başvurusu doğrudan e-Devlet üzerinden yapılabilmekte ve kısa süre içinde sonuç alınabilmektedir.

E-Apostil’in Avantajları

E-Apostil sistemi, hem başvuru sahiplerine hem de belgeleri kabul eden kurumlara birçok kolaylık sağlar. İşte öne çıkan avantajları:

Hızlı çözüm: Geleneksel apostil işlemleri günler sürebilirken, elektronik ortamda bu işlem çoğu zaman dakikalar içinde sonuçlanır.
Her yerden erişim: İnternet bağlantınız olan her yerden belge oluşturulabilir ve başvuru yapılabilir.
Düşük maliyet: Çoğunlukla ücretsiz veya minimal ücretlerle E-Apostil işlemi tamamlanır; kağıt, posta veya aracı gereksinimini ortadan kaldırır.
Doğrulanabilirlik: Karşı taraf, belgelerin doğruluğunu çevrimiçi olarak kolayca kontrol edebilir. Böylece güvenlik artar.
Kağıtsız işlemler: Çevre dostu bir çözümdür; tüm süreç dijitaldir, gereksiz çıktı alınmaz.
Güvenlik: Elektronik imza, zaman damgası ve doğrulanabilir QR kodlar sayesinde belge güvenliği en üst düzeydedir.
Zaman ve iş gücü tasarrufu: E-Apostil ile zaman kaybı ve bürokrasiden kurtulmuş olursunuz.

Sonuç olarak, E-Apostil ile belgeleriniz hızlı, güvenli ve ekonomik şekilde uluslararası geçerlilik kazanır. Özellikle e-Devlet Kapısı üzerinden yapılan başvurular sayesinde Türkiye’de bu sistem çok daha kullanışlı hale gelmiştir.

Yurtdışında Apostil Şerhi Nasıl Alınır?

Yurtdışında apostil şerhi almak için, öncelikle belgenin düzenlendiği ülkenin bir Lahey Konvansiyonu’na taraf olup olmadığına dikkat etmelisiniz. Eğer ilgili ülke bu sözleşmeye taraf ise, apostil işlemini sadece yetkili devlet kurumları gerçekleştirebilir. Bu kurumlar genellikle valilik, kaymakamlık, adalet bakanlıkları veya bu süreç için özel olarak belirlenmiş resmi birimlerdir.

Belgenizi apostil ettirmek için, çoğu ülkede:

Belgenin aslını,
Gerekirse bir fotokopisini
Kimliğiniz ve doldurulmuş başvuru formunu

yetkili makama götürmeniz gerekir. Bazı ülkeler randevu sistemiyle çalışır ve apostil işlemi şahsen yapılır. İlgili makam belgeyi inceler ve uygun ise üzerine apostil şerhini uygular. Ayrıca, yurtdışında apostil işlemi ile ilgili detaylara ülkenin konsolosluğundan veya büyükelçiliğinden de ulaşabilirsiniz. Konsolosluklar ise, apostil işlemi yapmaz; sadece ülkenin resmi makamları yapar.

Yurtdışında Kullanılacak Türk Belgeleri

Yurtdışında kullanılacak Türk belgeleri için apostil çok önemlidir. Özellikle diplomalar, öğrenci belgeleri, doğum, evlilik ve ölüm belgeleri, adli sicil kayıtları, mahkeme kararları gibi belgeler, yurtdışında geçerli olabilmesi için apostil onayıyla birlikte sunulmalıdır.

Apostil işlemi için genellikle önce belgenin yeminli tercümesi ve noter onayı gereklidir. Ardından ilgili valilik veya kaymakamlıktan apostil alınabilir. Elektronik apostil (e-apostil) sistemi de Türkiye’de birçok belge için aktif hale gelmiştir. Apostilli bir Türk belgesi, Lahey Sözleşmesi’ne taraf tüm ülkelerde ek bir onaya gerek kalmadan geçerli olur.

Unutmamanız gereken önemli bir nokta da bazı özel belgelerde (ör. sabıka kaydı, vukuatlı nüfus örneği) elektronik e-apostil’in kullanılabildiğidir. Ayrıca, tercüme edilmiş bir belge kullanılacaksa, tercümenin de apostil edilmesi gerekebilir.

Yurtdışından Türkiye’ye Belge Getirmede Apostil

Yurtdışından Türkiye’ye bir belge getirmek istiyorsanız, belgenin düzenlendiği ülkede apostil şerhi yaptırmanız gerekir. Çünkü apostil, belgenin resmi ve geçerli olduğunu kanıtlar. Özellikle ikamet, doğum, sabıka, evlenme gibi belgeler için bu uygulama zorunludur.

Apostil şerhi olmayan yabancı belgeler Türkiye’de geçerli sayılmaz. Bu nedenle, belgenin alındığı ülkenin yetkili makamından apostil şerhi alınmalı ve belge tercüme edilecekse yeminli tercümana çevirisi yapılmalıdır. Çevirinin de noter onaylı olması şarttır.

Türkiye belgede apostil şerhini kontrol eder. Eğer belge üzerinde apostil varsa ayrıca konsolosluk onayı aranmaz. Ancak, Lahey Konvansiyonu’na taraf olmayan ülkelerden alınan belgeler için ayrı konsolosluk veya elçilik onayı istenebilir.

Kısacası, yurtdışında alınan herhangi bir resmi belgenin Türkiye’de geçerli sayılması ve işlemlerde kullanılabilmesi için, apostil işlemi şarttır ve her zaman geçerliliğine dikkat edilmelidir.

Apostil Sözleşmesine Taraf Olan Ülkeler Listesi

Apostil Sözleşmesi’ne taraf olan ülkeler, resmi belgelerin karşılıklı olarak kolayca tanınmasını sağlar. Yani bu ülkelerde düzenlenen veya bu ülkelere gönderilecek belgeler için apostil onayı yeterlidir. 2024 yılı itibariyle Apostil Sözleşmesine taraf olan ülkeler listesi birçok tercüme bürosu, İçişleri Bakanlığı ve diğer resmi kaynaklarda sıkça yer alır. Bu ülkeler arasında şunlar bulunur:

Almanya
Amerika Birleşik Devletleri (ABD)
Andora
Arjantin
Avustralya
Avusturya
Azerbaycan
Belçika
Birleşik Krallık (İngiltere)
Bosna-Hersek
Bulgaristan
Danimarka
Estonya
Fas
Finlandiya
Fransa
Gürcistan
Hollanda
Hırvatistan
İspanya
İsrail
İsveç
İsviçre
İtalya
Japonya
Kanada
Kıbrıs Rum Kesimi
Kuzey Makedonya
Lüksemburg
Macaristan
Malta
Meksika
Norveç
Polonya
Portekiz
Romanya
Rusya
Sırbistan
Slovenya
Slovakya
T.C. Türkiye
Ukrayna
Yeni Zelanda
Yunanistan ve daha birçok ülke...

Her yıl bu listeye yeni ülkeler eklenebilir veya nadir de olsa bazı ülkeler anlaşmadan çekilebilir. Bu yüzden belgelerin gönderileceği ülkenin Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmadığını mutlaka güncel listelerden kontrol etmek önemlidir. En güncel ülke listesini İçişleri Bakanlığı sayfasından ya da uluslararası apostil referanslarından görebilirsiniz.

Apostil İstemeyen ya da Geçersiz Olduğu Ülkeler

Apostil istemeyen veya apostil geçersiz olan ülkeler genellikle Apostil Sözleşmesine taraf olmayan ülkelerdir. Yani bu ülkelerde apostil şerhi taşıyan belgeler otomatik olarak kabul edilmez. Bunun yerine, konsolosluk veya büyükelçilik onayına ihtiyaç duyulabilir. 2024 yılı itibarıyla Apostil Sözleşmesine taraf olmayan, dolayısıyla apostili geçersiz sayan bazı ülkeler şunlardır:

Suudi Arabistan
Birleşik Arap Emirlikleri
Kuveyt
Katar
Umman
Bahreyn
Çin
Suriye
Lübnan
Vietnam
Tayvan
Endonezya
Yemen
Afganistan
Cezayir
Mısır
Kuzey Kore
Kanada'nın bazı eyaletleri ve bazı Afrika ülkeleri (ülkelere göre değişiklik gösterebilir)

Apostil istemeyen bu ülkeler çoğu zaman belgelerin kendi dış temsilcilikleri (konsolosluk, büyükelçilik) tarafından ayrıca onaylanmasını talep ederler. Ayrıca, ikili anlaşmalar kapsamında bazı ülkelerle özel uygulamalar olabilir. Özellikle Orta Doğu ve Asya ülkelerinde bu tür farklılıklar sık yaşanır.

Son olarak, hangi ülkelerde apostil geçerli ya da geçersiz olduğu sürekli güncellenen bir bilgidir. Belgenin kullanılacağı ülkenin resmi makamı veya dışişleri bakanlığından mutlaka güncel uygulamayı öğrenmek en sağlıklısıdır. Böylece gereksiz zaman ve masraf kayıplarının önüne geçebilirsiniz.

Apostil İşleminde Avukat ve Tercüman Desteği

Hangi Durumlarda Avukat ya da Tercüman Gereklidir?

Apostil işlemi yapılırken, bazı özel durumlarda avukat veya tercüman desteği almak gerekebilir. Özellikle, belgenin orijinalliği, geçerliliği veya hukuki anlamı ile ilgili soru işareti varsa bir avukat süreci kolaylaştırır. Yabancı ülkelerde hazırlanmış belgeler Türkçeye çevrilecekse ya da Türkiye'deki belgeler yabancı dile çevrilecekse yeminli bir tercüman ile çalışmak zorunlu olabilir.

Ayrıca, karmaşık hukuki dokümanlar, mahkeme kararları ya da noter tasdikli vekaletnameler gibi belgeler için, yanlış bir işlem yapılmaması amacıyla profesyonel destek tavsiye edilir. Belgede yer alan detayların hedef ülkedeki gereklilikleri karşılaması şarttır. Uluslararası sözleşmeler, çifte vatandaşlık işlemleri veya miras, boşanma gibi hassas belgelerde doğru tercüme ve başvuru çok önemlidir.

Tercüman özellikle, konsolosluklarda, noterlerde ve mahkemede yapılan işlemler sırasında gereklidir. Hem çeviride olası hataları önlemek hem de yasal sürecin hızlanmasını sağlamak için bu tür destekler önemli avantajlar sunar.

Avukat Desteğinin Sağladığı Kolaylıklar

Apostil işlemlerinde avukat desteği, başvuru sürecinde kişiye büyük kolaylıklar sağlar. Avukatlar, doğru belgeyi doğru şekilde hazırlayarak hatalı veya eksik başvuruların önüne geçer. Bu sayede, belgelerinizi hangi kuruma sunmanız gerektiğini, hangi evrakın gerekli olduğunu ve belgelerinizin formatının uygun olup olmadığını net olarak öğrenirsiniz.

Avukat ayrıca, eğer başvuruda bir red, itiraz veya eksiklik olursa, hızlıca müdahale ederek sorunun çözülmesini sağlar. Yine avukat desteğiyle, belgelerinizin uluslararası geçerliliği ve kullanılacağı ülkenin özel gereklilikleri de göz önünde bulundurulur. Özellikle, çok adımlı ve titiz bir süreç olan mahkeme kararlarının apostillenmesi gibi işlemlerde hata payını en aza indirir.

Avukatla çalışmak, prosedürlerin hızlı ilerlemesi ve iletişimin doğru kurulması açısından avantajlıdır. Resmi dairelerle ve yabancı temsilciliklerle muhatap olurken zaman kazanırsınız. Ayrıca, şüpheli veya karmaşık işlemlerde başvurunun güvenilir şekilde tamamlanması güvence altına alınır.

Kısacası, hem vakit hem de risk açısından apostil işlemlerinde bir uzmana danışmak, sürecin çok daha rahat ve sorunsuz şekilde tamamlanmasını sağlar.